E-Rechnung für Kleinunternehmer: Was gilt wirklich?

Stand: Juli 2026 · Lesezeit: 4 Minuten · Keine Rechts- oder Steuerberatung

Kaum ein Thema sorgt bei Gründern und Nebenerwerbs-Selbstständigen für so viel Verwirrung wie die E-Rechnungspflicht. Die gute Nachricht zuerst: Als Kleinunternehmer nach § 19 UStG müssen Sie keine E-Rechnungen ausstellen — dauerhaft nicht. Diese Befreiung wurde mit dem Jahressteuergesetz 2024 ausdrücklich festgeschrieben. Die weniger bekannte Kehrseite: Empfangen können müssen Sie E-Rechnungen trotzdem — schon seit dem 1. Januar 2025.

Was die Empfangspflicht konkret bedeutet

Wenn Ihr Lieferant, Ihr Hoster oder Ihr Bürovermieter Ihnen eine XRechnung oder ZUGFeRD-Rechnung schickt, dürfen Sie sie nicht zurückweisen und können keinen Papier-Ersatz verlangen. Sie müssen die Rechnung:

annehmen — ein normales E-Mail-Postfach genügt dafür,
lesen können — bei reinen XML-Dateien (XRechnung) brauchen Sie ein Anzeigewerkzeug,
8 Jahre unverändert archivieren — die XML-Datei selbst, nicht nur einen Ausdruck.

Mehr dazu im Beitrag E-Rechnungen empfangen: so geht's richtig.

Wann Sie trotzdem ausstellen müssen

Sie verzichten auf die Kleinunternehmerregelung (Option zur Regelbesteuerung): Dann gelten Sie als normales Unternehmen — Ausstellungspflicht ab 2028, bei über 800.000 € Umsatz schon ab 2027.
Sie überschreiten die Umsatzgrenzen (25.000 € Vorjahr / 100.000 € laufendes Jahr): Der Kleinunternehmerstatus entfällt, die Pflichten greifen.
Ihr Auftraggeber ist eine Behörde: Unabhängig vom Umsatzsteuerrecht verlangen öffentliche Auftraggeber meist eine XRechnung — das ist Vergaberecht, keine Steuerfrage. Wie das ohne Software-Kauf geht, zeigt die Anleitung XRechnung kostenlos erstellen.

Praxis-Tipp: Auch ohne Pflicht kann sich die E-Rechnung für Sie lohnen. Große Geschäftskunden bevorzugen zunehmend Lieferanten, deren Rechnungen automatisch verarbeitbar sind — und bezahlen strukturierte Rechnungen oft schneller. Mit dem FakturKlar-Generator können Sie Ihre Kleinunternehmer-Rechnung mit nur einem Klick gesetzeskonform und steuerfrei als XRechnung erzeugen!

Ihre 3-Schritte-Vorbereitung

Postfach benennen: Legen Sie fest, an welche Adresse Rechnungen gehen (z. B. rechnung@ihre-domain.de), und teilen Sie sie Lieferanten mit.
Ordnerstruktur + Backup: Eingehende E-Rechnungen in einem festen Ordner sammeln und in die Datensicherung einbeziehen. Die XML-Datei niemals löschen, auch wenn ein PDF beiliegt.
Stichprobe prüfen: Öffnen Sie erhaltene E-Rechnungen in unserem kostenlosen Validator — er zeigt Ihnen alle Rechnungsdaten an und prüft, ob die Rechnung formal in Ordnung ist.

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