XRechnung oder ZUGFeRD? Der Unterschied einfach erklärt

Stand: Juli 2026 · Lesezeit: 4 Minuten · Keine Rechts- oder Steuerberatung

Beide Formate erfüllen die gesetzliche E-Rechnungspflicht, beide basieren auf derselben europäischen Norm EN 16931 — und trotzdem lösen sie unterschiedliche Probleme. Die Kurzfassung: XRechnung ist für Maschinen und Behörden, ZUGFeRD ist für Maschinen und Menschen.

XRechnung: das reine Datenformat

Eine XRechnung ist eine reine XML-Datei — öffnet man sie im Editor, sieht man strukturierten Code, keine gestaltete Rechnung. Sie wurde von der KoSIT als deutscher Standard für die Rechnungsstellung an öffentliche Auftraggeber entwickelt. Wer an Bund, Länder oder Kommunen fakturiert, kommt an ihr nicht vorbei — Behörden verlangen in der Regel XRechnung, oft mit einer Leitweg-ID als Käuferreferenz.

Technisch existiert die XRechnung in zwei Syntaxen: UBL und UN/CEFACT CII. Beide sind gleichwertig; welche Sie verwenden, hängt von Ihrer Software ab.

ZUGFeRD: das Hybrid-Format

Eine ZUGFeRD-Rechnung (international: Factur-X, identischer Standard) ist ein PDF/A-3-Dokument mit eingebetteter XML-Datei. Ihr Kunde sieht eine ganz normale, gestaltete PDF-Rechnung — seine Buchhaltungssoftware liest gleichzeitig die maschinenlesbaren XML-Daten aus demselben Dokument. Das macht ZUGFeRD ideal für den Mittelstand: Niemand muss seine Prozesse umstellen, um die Rechnung wenigstens lesen zu können.

Achtung, Profil-Falle: ZUGFeRD gibt es in mehreren Profilen. Nur die Profile EN 16931 (COMFORT), BASIC und EXTENDED erfüllen die E-Rechnungspflicht. Die Profile MINIMUM und BASIC WL enthalten nicht alle umsatzsteuerlichen Pflichtangaben und gelten nicht als E-Rechnung. Unser Validator erkennt das Profil automatisch.

Direkter Vergleich

	XRechnung	ZUGFeRD / Factur-X
Dateityp	reine XML-Datei	PDF mit eingebettetem XML
Für Menschen lesbar	nur mit Viewer-Software	ja, wie ein normales PDF
Behörden (B2G)	Standard, meist Pflicht	teils akzeptiert (Profil XRECHNUNG)
B2B-Geschäft	erfüllt die Pflicht	erfüllt die Pflicht (ab Profil BASIC)
Typischer Einsatz	öffentliche Auftraggeber, große Konzerne	Mittelstand, Handwerk, Dienstleister

Welches Format sollten Sie wählen?

Sie fakturieren an Behörden? XRechnung — inklusive Leitweg-ID Ihres Auftraggebers.
Sie fakturieren an andere Unternehmen? ZUGFeRD (Profil EN 16931) ist meist die praktischste Wahl, weil der Empfänger die Rechnung auch ohne spezielle Software lesen kann.
Ihr Kunde gibt ein Format vor? Dann gilt dessen Vorgabe — großen Einkaufsabteilungen folgt man besser.

Unsicher, was Sie da bekommen haben? Laden Sie die Datei in unseren kostenlosen Validator — er erkennt Format und Profil automatisch und prüft die Pflichtangaben.

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