E-Rechnungen empfangen: Pflicht seit 2025 — so geht's richtig

Stand: Juli 2026 · Lesezeit: 4 Minuten · Keine Rechts- oder Steuerberatung

Während über die Ausstellungspflicht ab 2027 viel geschrieben wird, gilt die Empfangspflicht längst: Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes deutsche Unternehmen E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können — vom Konzern bis zum Kleinunternehmer. Eine Zustimmung ist nicht nötig: Schickt Ihr Lieferant eine XRechnung, ist sie wirksam zugestellt.

„Empfangen können" — die drei Anforderungen

1. Ein Empfangskanal

Die Hürde ist niedriger als viele denken: Ein E-Mail-Postfach genügt. Empfehlenswert ist eine eigene Adresse nur für Rechnungen (rechnung@ihre-firma.de) — das erleichtert die Ablage und stellt sicher, dass nichts im allgemeinen Posteingang untergeht. Andere Wege (Portal-Download, Peppol, Schnittstellen) sind zulässig, aber nicht vorgeschrieben.

2. Lesbarkeit

Bei einer ZUGFeRD-Rechnung ist die Lesbarkeit eingebaut — sie sieht aus wie ein normales PDF. Eine XRechnung dagegen ist reines XML: Ohne Anzeigewerkzeug sehen Sie nur Code. Sie brauchen also eine Möglichkeit, den Inhalt sichtbar zu machen — etwa unseren kostenlosen Validator, der Ihnen Rechnungsnummer, Beträge und Absender direkt anzeigt und die Datei gleich auf formale Fehler prüft.

3. Archivierung: der Teil, den fast alle unterschätzen

Die E-Rechnung muss 8 Jahre aufbewahrt werden — und zwar die XML-Datei selbst, unverändert und maschinell auswertbar (GoBD). Das bedeutet konkret:

• Nicht ausreichend: die Rechnung ausdrucken und den Ausdruck abheften, oder nur das Ansichts-PDF einer ZUGFeRD-Rechnung speichern und die XML löschen.
• Ausreichend: die Originaldatei in einem festen Ablagesystem speichern, das vor nachträglicher Veränderung schützt und in die Datensicherung einbezogen ist — vom einfachen, sauber organisierten Ordnersystem mit Backup bis zum DMS.
• Die Datei muss über die gesamte Frist auffindbar und lesbar bleiben.

Der einfache Empfangs-Workflow

1. Rechnung trifft im Rechnungs-Postfach ein.
2. Formal prüfen: Ist die Datei eine gültige E-Rechnung? Stimmen die Pflichtangaben und Summen? (30 Sekunden mit dem Validator — fehlerhafte Rechnungen sofort beim Aussteller reklamieren, das schützt Ihren Vorsteuerabzug.)
3. Inhaltlich prüfen: Stimmen Leistung, Menge, Preis?
4. Archivieren: Originaldatei ins Ablagesystem, dann bezahlen und verbuchen.